Voorbereiding van het toernooi
Een goede voorbereiding is het halve werk. En dat is bij het organiseren van een toernooi niet anders. De voorbereiding is misschien wel belangrijker dan de werkzaamheden en taken op de dag zelf. Dit omdat het de basis en de fundering van je toernooi vormt.
Inschrijvingen en afmeldingen
Voor de toernooiorganisatie is het belangrijk om te weten hoeveel teams er meedoen. Daarom is het raadzaam om met zogenaamde deadlines te werken. Dus een deadline voor het inschrijven en een deadline voor het afmelden. Op die manier creëer je rust en kun je eventuele wijzigingen makkelijk verwerken.
Opzet van het toernooi
Het is belangrijk om na te denken over de opzet van het toernooi. Ga je voor een poulefase met daarna kruisfinales? Of wordt het een mini competitie waarbij de nummers één en twee een finale spelen? Ook het aantal speelminuten, de puntentelling en eventuele pauzes moet hierin worden meegenomen.
Indelen maar
Het aantal teams en de toernooi opzet is bekend. Het is tijd om de teams in te delen.
Mocht het niveau van de teams flink verschillen dan kun je ervoor kiezen om de goede teams tegen elkaar te laten spelen en de kwalitatief mindere teams tegen elkaar te laten spelen. Hierdoor krijg je gelijk opgaande wedstrijden waardoor de spanning en de intensiteit toeneemt.
Bij het indelen is het belangrijk dat je de route naar de finale volledig uitstippelt. Hierdoor creëer je duidelijkheid bij de deelnemers. Daarnaast scheelt het je op de wedstrijddag de nodige kopzorgen.
Taken verdelen
Zodra je de grote van het toernooi en het aantal wedstrijden in kaart hebt is het tijd om na te denken over de verdere organisatie. Denk hierbij aan alle mogelijke details, zoals:
- Wie doet de prijsuitreiking?
- Wie roept de teams om?
- Wie houdt de scores bij?
- Hoeveel grensrechters zijn er nodig?
- Hoeveel scheidsrechters zijn er nodig?
- Hoeveel velden moeten er klaar gemaakt zijn?
- Wie ontvangt de gasten?
Zodra je dit alles inzichtelijk hebt weet je ook hoeveel vrijwilligers je nodig bent. In dat geval is het dus zaak om mensen te gaan benaderen die jou kunnen helpen bij het in de juiste banen leiden van het toernooi. Zodra je het juiste aantal mensen bijeen hebt gebracht is van belang om de taken te verdelen. Kijk hierbij niet alleen naar wat jij wilt maar ook na wat de vrijwilliger wil. Hierdoor is het plezier bij de vrijwilligers veel groter en is de kans dat ze je nog een keer willen helpen een stuk groter.
Materialen
Op de wedstrijddag is het belangrijk om de materialen goed te controleren. Zijn er evt. hesjes aanwezig? Zijn de ballen goed opgepompt? Zijn er scheidsrechter fluitjes aanwezig? Enzovoort.
Klaar voor de start
Zodra je dit allemaal doorlopen hebt is het tijd om het toernooi te starten. Wees je ervan bewust dat er altijd iets verkeerd kan gaan. Ons advies is om je humeur hierdoor niet te laten verpesten.
Misschien vind je dit ook interessant?
